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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Überblick

Als Experte für lokale KI-Lösungen leben wir Datenschutz nicht nur als gesetzliche Verpflichtung, sondern als Kernbestandteil unserer Unternehmensphilosophie. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website.

3. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

4. Datenverarbeitung beim Websitebesuch

4.1 Technisch erforderliche Daten

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

Verarbeitete Daten:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite/URL
• Übertragene Datenmenge
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem
• Referrer-URL (vorherige Seite)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Zweck: Technische Bereitstellung der Website, Gewährleistung der Systemsicherheit
Speicherdauer: 7 Tage, danach automatische Löschung

4.2 Cloudflare-Hosting

Unsere Website wird über Cloudflare gehostet. Cloudflare kann dabei folgende Daten verarbeiten:

Verarbeitete Daten: IP-Adresse, Browser-Informationen, besuchte Seiten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Zweck: Bereitstellung und Sicherheit der Website
Auftragsverarbeiter: Cloudflare Inc., San Francisco, USA

Cloudflare ist EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und bietet ein angemessenes Datenschutzniveau.

Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/de-de/privacypolicy/

4.3 Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Diese sind erforderlich, um die Website und ihre Funktionen bereitzustellen.

Eingesetzte Cookies:

• Cloudflare-Cookies (z. B. __cf_bm, cf_clearance): Dienen der Sicherheit (Bot-Schutz, Schutz vor DDoS-Angriffen) und Performanceoptimierung.
• Session-Cookies (falls erforderlich durch unsere Server- oder Chatbot-Technik): Speichern temporäre Sitzungsinformationen und werden nach Schließen des Browsers automatisch gelöscht.

Keine Verwendung von:

• Marketing-Cookies
• Analyse-/Tracking-Cookies
• Social-Media-Cookies

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und funktionalen Bereitstellung der Website) i.V.m. § 25 Abs. 2 TTDSG (unbedingt erforderliche Cookies).

5. Kontaktaufnahme

5.1 Kontaktformular / E-Mail

Verarbeitete Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Unternehmen (optional)
• Nachrichteninhalt
• Zeitpunkt der Anfrage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse zur Kommunikation)
Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Kommunikation
Speicherdauer: 3 Jahre nach Abschluss der Kommunikation, bei Vertragsabschluss gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen

6. Chatbot (AnythingLLM)

6.1 Lokaler KI-Chatbot

Auf unserer Website bieten wir einen Chatbot zur Information über lokale KI-Lösungen und PRODOC Digital. Der Chatbot basiert auf AnythingLLM und wird vollständig auf unseren eigenen Servern betrieben.

Verarbeitete Daten:

• Chat-Nachrichten und Gesprächsinhalte
• Zeitstempel der Nachrichten
• Session-ID (anonyme Sitzungskennung)
• IP-Adresse (nur zur technischen Bereitstellung)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse zur Bereitstellung von Support und Information)
Zweck: Information über unsere Dienstleistungen, Beantwortung von Fragen zu lokalen KI-Lösungen
Speicherort: Ausschließlich auf unseren deutschen Servern
Speicherdauer: 12 Monate, danach automatische Löschung

7. Telefonbot (fonio.ai)

7.1 DSGVO-konformer Telefonbot

Für telefonische Anfragen und Terminvereinbarungen nutzen wir den DSGVO-konformen Service von fonio.ai.

Verarbeitete Daten:

• Telefonnummer des Anrufers
• Sprachaufzeichnungen während des Gesprächs
• Gesprächsinhalte und -protokolle
• Terminwünsche und Kontaktdaten
• Zeitpunkt und Dauer des Anrufs

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse für Kundenservice)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bei Terminvereinbarung)

Zweck:

• Information über unsere Dienstleistungen
• Terminvereinbarung für Beratungsgespräche
• Vereinbarung von Rückrufen
• Kundensupport

Auftragsverarbeiter: fonio.ai GmbH, Deutschland
Datenschutz: fonio.ai ist vollständig DSGVO-konform und verarbeitet alle Daten ausschließlich in Deutschland
Speicherdauer: 24 Monate für Terminvereinbarungen, 12 Monate für allgemeine Anfragen

8. Terminbuchung (Cal.com)

8.1 Lokale Cal.com Installation

Getreu unserer Philosophie "selbst unsere Terminbuchung ist lokal" nutzen wir eine eigene Cal.com-Installation auf deutschen Servern.

Verarbeitete Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Gewählter Terminslot
• Zusätzliche Angaben im Buchungsformular

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung)
Zweck: Terminvereinbarung und -verwaltung
Speicherort: Ausschließlich auf unseren deutschen Servern
Speicherdauer: 2 Jahre nach dem Termin oder bis zum Widerruf

9. SSL-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt eine SSL-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen. Sie erkennen dies am "https://" in der Adresszeile und dem Schloss-Symbol in Ihrem Browser.

10. Datenweitergabe

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in folgenden Fällen an Dritte weitergegeben:

• Auftragsverarbeiter: Cloudflare (Hosting), fonio.ai (Telefonbot) mit entsprechenden Auftragsverarbeitungsverträgen
• Gesetzliche Verpflichtung: Bei rechtlichen Anforderungen durch Behörden
• Einwilligung: Nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung

Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

11. Datensicherheit

Als Experte für lokale KI-Lösungen setzen wir höchste Sicherheitsstandards um:

Technische Maßnahmen:

• SSL-Verschlüsselung aller Datenübertragungen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Firewall-Schutz
• Sichere Server-Konfiguration

Organisatorische Maßnahmen:

• Zugriffsberechtigungskonzept
• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen
• Dokumentierte Datenschutzprozesse
• Incident-Response-Verfahren

12. Löschung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Maximal zulässige Löschfristen:

• Vertrags-/Kommunikationsdaten: 3 Jahre nach Abschluss
• Telefonbot-Daten: 12 bzw. 24 Monate
• Chatbot-Daten: 12 Monate
• Technische Logfiles: 7 Tage

13. Internationale Datentransfers

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten innerhalb der EU/EWR. Ausnahme ist das Hosting über Cloudflare, für das angemessene Schutzmaßnahmen getroffen wurden (siehe 4.2).
Alle anderen Dienste (AnythingLLM, fonio.ai, Cal.com) verarbeiten Daten ausschließlich in Deutschland.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO. Unsere KI-Chatbots dienen ausschließlich der Information und treffen keine automatisierten Entscheidungen über Sie.

15. Mindestalter

Unsere Website richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir verarbeiten nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern unter 16 Jahren.

16. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslage oder bei Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Letzte Aktualisierung: 10.08.2025

17. Kontakt bei Datenschutzfragen